Communiceren doe je als ondernemer op velerlei wijzen. Op papier maar ook digitaal. Over de laatste vorm heeft ook de wetgever nagedacht en wetgeving geformuleerd.

Hier een overzicht van wat de wet vereist bij uw communicatie uitingen.

KvK-nummer

Volgens de wet bent u verplicht uw KvK-nummer te vermelden op alle van uw onderneming uitgaande brieven, orders, rekeningen, offertes en andere aankondigingen.

De wet zegt ook dat u geen KvK-nummer hoeft te melden bij reclame-uitingen. Maar “ alle andere aankondigingen” betekent dat naast de briefpost ook uw website en zelfs e-mails die afkomstig zijn van uw onderneming voorzien moet zijn van een KvK-nummer.

Btw-nummer

U moet uw btw-nummer altijd op uw facturen zetten. U bent verplicht een factuur (met btw-nummer) te sturen naar klanten die een rechtspersoon zijn (ondernemingen, maar ook verenigingen). Naar consumenten hoeft dat meestal niet, tenzij uw klanten voor zeker 80% ondernemers zijn, want dan moet u altijd een factuur (met btw-nummer) geven. Op briefpapier en reclamemateriaal hoeft u geen btw-nummer te plaatsen.

De wet bepaalt verder dat u verplicht bent om het btw-nummer gemakkelijk, rechtstreeks en permanent toegankelijk te maken voor iedereen die uw dienst afneemt. Dit kan uiteraard op uw website, maar dat hoeft niet. U kunt zelf kiezen om uw btw-nummer:

• Telkens op eigen initiatief te verstrekken aan (potentiële) klanten;
• Te communiceren op de plaats waar de dienst wordt verricht of waar het contract wordt gesloten;
• Elektronisch toegankelijk te maken, waarbij u het adres (de URL) vooraf moet mededelen;
• Te vermelden in een informatiedocument waar uw diensten worden beschreven en dat u aan uw (potentiële) klanten geeft.

U kunt zelf bepalen welke vorm het beste bij uw onderneming past. Vaak zal het plaatsen van uw btw-nummer op uw website wel het makkelijkst zijn.

Bron: legalloyd.com